FLETTING AV BREV MED WORD/NPU


Det er mulig å bruke kunderegisteret i NPU Timeregnskap/klientadmin som kilde ved fletting av brev som er skrevet i Word.

I Word benyttes rutinen for å flette utskrift: "Verktøy" - "Flett utskrift". Denne rutinen benytter seg av et hoveddokument og en datakilde. Hoveddokumentet kan være et hvilket som helst Word-dokument, og datakilden kan bl.a. være en dBASE-database (som benyttes i NPU-programmene). Det vil være mulig å benytte selve kunderegisteret direkte ved utskriftsfletting, men av sikkerhetsmessige årsaker er det å anbefale at aktuelle kundeopplysninger først skrives til en hjelpefil, som så benyttes ved utskriftsflettingen.


Prosedyre:

I NPU Klientadmin:

  1. Gå inn på "Utskrift av rapporter" - "Klientliste" - "Egendefinert" og lag (eller hent) en rapport som inneholder de opplysninger som skal være med i flette-brevet. Angi også ønsket sortering.
Eks: Sortering: A   (kundenr)
Kolonner: CDEFGH (navn, adr1, adr2, postnr, sted, avd)
  • Velg "Utskrift", og angi evt utvalgskriterier for hvilke kunder som skal skrives ut. Istedenfor utskrift til printer, skal rapporten skrives til "Database". Det må da angis et filnavn, evt også et katalognavn dersom filen skal lagres et annet sted enn i NPU-katalogen. Angi filnavn uten filtype, da filtypen automatisk blir satt til ".DBF". Ved å angi filnavn: "C:\TEMP\FLETTE" blir det opprettet en fil FLETTE.DBF i katalogen C:\TEMP.
  • Lag evt flere filer dersom det skal lages brev med forskjellig tekst til forskjellige kunder.
  • Skriv gjerne ut skjermbildet med F6 for å ha en huskelapp over hvilke elementer som er definert i rapporten/filen.
  • Avslutt klientamin-programmet.

    I Word:

    1. Skriv inn brevet på vanlig måte.
    2. Velg "Verktøy", "Flett utskrift". Det vises da et nytt vindu for oppsett av flette-parametre:
    3. Velg "Opprett hoveddokument", og angi at det skal lages et standardbrev med utgangspunkt i det aktive vinduet.
    4. Deretter må datakilde angis: Velg "Hent data", "Åpne datakilde".
    5. I dialogboksen som vises, angis filnavnet på DBF-filen (skriv f.eks. C:\TEMP\FLETTE.DBF" i feltet for filnavn) eller søk etter filen ved å angi filtype dBASE-filer.
    6. Deretter kommer det fram et vindu for å bekrefte datakilde. Velg "dBase Files via ODBC" og trykk OK
    7. Et nytt vindu for å velge tabell vises. Velg FLETTE (eller det navnet som ble valgt på filen) og trykk OK
    8. Et varsel om at ingen flettefelt finnes i hoveddokumentet vises. Velg "Rediger hoveddokument".
    9. Under oppsettet skal det nå ha kommet frem en knapperad som vedrører utskriftsfletting. Benytt knappen for "Sett inn flettefelt" for å sette inn opplysninger fra datakilden. De aktuelle feltene som finnes i databasen vises. Ved utskrift av egendefinert liste får feltene navn av typen: KOL_A, KOL_B, KOL_C osv, der siste bokstav tilsvarer bokstaven i kolonne-definisjonen i NPU. F.eks fil KOL_C være kundenavnet, KOL_G er poststed osv.
    10. inn ønskede felt på riktig plass i dokumentet.
    11. Ved å trykke på knappen merket "ABC" kan det veksles mellom å se dokumentet med flettekoder, eller ferdig utfylt med opplysninger fra databasen. Bruk knappene med piler for å bla fram/tilbake.